Objectifs
Savoir quelles dépenses refacturer, comment appeler les provisions et comment régulariser sans erreur.
Leçon
La liste limitative du décret n° 87-713. Seules les charges figurant dans ce décret sont récupérables. Elles sont regroupées en huit rubriques : ascenseurs et monte-charges (électricité, exploitation, entretien courant, menues réparations) ; eau froide, eau chaude et chauffage collectif (eau des parties communes et privatives, combustible, exploitation, entretien courant, relevés et location des compteurs) ; installations individuelles (contrôles, réglages, menues réparations) ; parties communes intérieures (électricité, produits et personnel d'entretien, minuterie, vide-ordures) ; espaces extérieurs (voies, parkings, espaces verts, aires de jeux) ; hygiène (sacs, désinsectisation, désinfection, élimination des rejets) ; équipements divers (ventilation mécanique, antenne collective…) ; impositions et redevances (taxe d'enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage, redevance d'assainissement).
Le gardien ou concierge. Sa rémunération et les charges sociales associées sont récupérables à 75 % s'il assure à la fois l'entretien des parties communes et l'élimination des rejets, à 40 % s'il n'assure que l'une des deux tâches. Le coût d'une entreprise prestataire pour ces tâches est récupérable.
Ce qui n'est jamais récupérable. Taxe foncièreTaxe foncière : Impôt local annuel dû par le propriétaire au 1er janvier. (hors taxe d'ordures ménagères) ; honoraires du syndicSyndic : Mandataire qui exécute les décisions de l'assemblée générale et gère la copropriété. et frais de gestion ; assurance de l'immeuble et PNOAssurance propriétaire non occupant (PNO) : Assurance de responsabilité civile et de dommages du propriétaire qui n'occupe pas son bien, obligatoire en copropriété. ; gros travaux, ravalement, remplacement d'équipements ; frais de contentieux ; fonds de travauxFonds de travaux : Épargne obligatoire de la copropriété pour financer les travaux futurs. ; frais de gestion de la fiscalité locale inclus dans l'avis de taxe foncière.
Provisions et régularisation (article 23). Les provisions mensuelles sont justifiées par les résultats de l'exercice précédent ou le budget prévisionnel. Une fois par an, le bailleur compare les provisions aux dépenses réelles. Un mois avant la régularisation, il communique au locataire le décompte par nature de charges, le mode de répartition entre locataires et, en cas de chauffage ou d'eau chaude collectifs, une note d'information sur leur fonctionnement. Les pièces justificatives sont tenues à la disposition du locataire pendant six mois (elles peuvent être transmises par voie dématérialisée). Si la régularisation n'est pas faite avant la fin de l'année civile suivant l'année d'exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur douze mois. Le délai de prescriptionPrescription : Délai au-delà duquel une action en justice n'est plus recevable (trois ans pour les actions dérivant d'un bail d'habitation). est de trois ans.
Exemple chiffré
Provisions de 50 € par mois, soit 600 € sur l'année. Les dépenses récupérables réelles s'élèvent à 672 € : le locataire doit un complément de 72 €, et la provision peut être ajustée à 56 € par mois. Si les dépenses n'avaient été que de 540 €, le bailleur aurait dû rembourser 60 €.
Le forfait de charges. Possible en location meubléeLocation meublée : Location d'un logement équipé du mobilier nécessaire pour y vivre, selon une liste réglementaire. (article 25-10), en colocationColocation : Location d'un même logement par plusieurs locataires qui en font leur résidence principale. à bail unique (article 8-1) et obligatoire en bail mobilitéBail mobilité : Bail meublé de 1 à 10 mois réservé aux personnes en formation, études, stage, apprentissage, service civique, mutation ou mission temporaire. (article 25-18). Son montant est fixé au bail, versé avec le loyer, non régularisable ; il peut être révisé chaque année selon l'IRLIRL : Indice de référence des loyers publié chaque trimestre par l'INSEE, qui plafonne la révision annuelle. et ne doit pas être manifestement disproportionné par rapport aux charges réelles.
En copropriété. Le décompte annuel du syndic distingue en principe les charges récupérablesCharges récupérables : Dépenses payées par le bailleur et refacturables au locataire selon la liste du décret n° 87-713. ; vérifiez-le ligne par ligne. Les charges se régularisent souvent tard (approbation des comptes en assemblée généraleAssemblée générale : Réunion des copropriétaires qui prend les décisions de la copropriété selon différentes majorités.) : anticipez.
Chauffage collectif. Là où c'est techniquement possible et rentable, les immeubles à chauffage collectif doivent être équipés d'appareils d'individualisation (répartiteurs ou compteurs) : la part consommée par chaque logement est alors refacturée selon ses relevés.
Points clés
Liste limitative, décompte détaillé un mois avant, justificatifs pendant six mois, étalement possible en cas de régularisation tardive, prescription de trois ans. Forfait possible en meublé et colocation, obligatoire en bail mobilité.
Pièges à éviter
Refacturer la taxe foncière ou les honoraires du syndic ; oublier la régularisation pendant plusieurs années ; appeler des provisions très supérieures aux dépenses ; ne pas conserver les justificatifs.
Textes de référence
Loi du 6 juillet 1989, articles 7-1, 8-1, 23, 25-10 et 25-18 ; décret n° 87-713 du 26 août 1987 modifié ; Code de l'énergie et CCH, dispositions relatives à l'individualisation des frais de chauffage.
Quiz 2.2
Exercices d'entraînement 2.2
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